[Aplikasi][feat2][6]

Mengenai Dokumen Penawaran

Pengadaan.GalihGumelar.com - Dari beberapa penelusuran , maka didapatkan beberpa hal mengenai dokumen penawaran , dan didapat penejelasan mengenai:
  • Dapat menjelaskan pengertian dokumen penawaran;
  • Apa saja yang termasuk persyaratan kelengkapan dokumen penawaran sehingga penawaran tersebut dapat dievaluasi? Sebab erat kaitannya dengan ketentuan menganai pemilihan gagal pada pasal jumlah peserta yang memasukkan dokumen penawaran kurang dari 3 peserta;
  • Dalam e-Proc, bagaimana definisi dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka sehingga dianggap tidak memasukkan penawaran?
  • Apakah dokumen kualifikasi merupakan bagian dari dokumen penawaran?
  • Apa dasar penyedia menyusun dokumen penawaran;
Pada dasarnya memang tidaklah sulit untuk mendefinisikan dokumen penawaran. Salah satu rekan kerja penulis menyatakan bahwa dokumen penawaran adalah penawaran yang disampaikan oleh peserta pelelangan/kegiatan pengadaan barang/jasa. Rekan kerja penulis yang lain menyatakan bahwa dokumen penawaran adalah dokumen baik berupa hardcopy maupun softcopy yang sifatnya menawarkan barang/jasa atas keikutsertaannya dalam kegiatan pemilihan penyedia barang/jasa. Penulis sendiri selama ini menganut pehaman bahwa dokumen penawaran adalah dokumen/file yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa sebagai pemenuhan pesyaratan sebagaimana ditetapkan dalam dokumen pengadaan atas suatu kegiatan pemilihan penyedia barang/jasa.

Kata dokumen penawaran dalam batang tubuh Perpres 54 Tahun 2010 sebagaimana diubah terakhir dengan Perpres 70 tahun 2012 disebutkan sebanyak 61 kali dan dalam penjelasannya disebut sebanyak 7 kali, namun sayangnya tidak dijelaskan secara eksplisit pengertian dokumen penawaran. Begitu pula halnya dengan Perka LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang pentunjuk teknis Perpres 70 Tahun 2012. Bukan berarti aturan/pedoman tersebut tidak lengkap
Kata dokumen penawaran dalam perpres 54/2010 dan perubahannya pertama kali disebut pada bab VI pengadaan barang/jasa melalui penyedia barang/jasa, bagian ketiga pemilihan sistem pengadaan, paragraf ketiga penetapan metode penyampaian dokumen, pasal 47. Pada ayat (1) disebutkan “kelompok kerja ULP/pejabat pengadaan menyusun dan menetapkan metode pemasukan dokumen penawaran”. Kemudian pada ayat (2) disebutkan “metode pemasukan dokumen penawaran terdiri atas: metode satu sampul, metode dua sampul, atau metode dua tahap.”  Dari penjelasan ayat (2) secara sederhana kita dapat mengambil rumusan bahwa, dokumen penawaran adalah dokumen yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa dalam sampul tertutup kepada Pokja ULP/Pejabat Pengadaan yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga.
Di bagian kelima mengenai penyusunan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa, terdapat kegiatan/tahapan pemasukan dokumen penawaran. Kemudian pada pasal 78 ayat (1) disebutkan bahwa “penyedia barang/jasa memasukkan dokumen penawaran dalam jangka waktu dan sesuai persyaratan sebagaimana ditetapkan dalam dokumen pemilihan.” Jadi kita dapat menambahkan bahwa dokumen penawaran disampaikan oleh penyedia barang/jasa dalam jangka waktu dan sesuai persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan.
Jadi dari Perpres 54/2010 beserta perubahannya, dapat penulis simpulkan bahwa dokumen penawaran adalah dokumen yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa dalam sampul tertutup kepada Pokja ULP/Pejabat Pengadaan, terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga dalam jangka waktu dan sesuai persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan suatu kegiatan pengadaan barang/jasa.
Apakah pengertian diatas dapat menjawab definisi dokumen penawaran untuk kegiatan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan secara elektronik. Menurut penulis bisa. Tinggal ganti perspektif dokumen atau sampul menjadi file serta proses penyampaiannya dengan cara mengunggah (upload) file dokumen penawaran melalui aplikasi SPSE sebagaimana ‘aturan main’ E-Tendering.
Apa saja yang termasuk dalam dokumen penawaran? Serta bilamana dokumen penawaran dikatakan lengkap?
Menarik untuk menjawab pertanyaan diatas sekaligus untuk memperkuat kesimpulan penulis tentang pengertian dokumen penawaran, sebab dalam Perka LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang pentunjuk teknis Perpres 70 Tahun 2012 pada bagian pembukaan dokumen penawaran, nomor 14, disebutkan bahwa Pokja ULP memeriksa dan menunjukkan di hadapan peserta mengenai kelengkapan dokumen penawaran yang meliputi :
a) Surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran, tanggal dan tanda tangan serta mencantumkan total harga penawaran;
b) Jaminan penawaran asli;
c) Rincian harga penawaran (daftar kuantitas dan harga), apabila dipersyaratkan;
d) Surat kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi kepada penerima kuasa (apabila dikuasakan);
e) Surat perjanjian kemitraan/kerja sama operasi (apabila peserta berbentuk kemitraan/KSO);
f) Dokumen penawaran teknis;
g) Formulir rekapitulasi perhitungan TKDN (apabila dipersyaratkan untuk mendapatkan preferensi harga);
h) Dokumen kualifikasi;
Masih dalam Perka LKPP Nomor 14 Tahun 2012, dokumen penawaran yang meliputi 8 poin tersebut diatas, juga disebutkan sebelumnya pada bagian pemasukan dokumen penawaran. Sampai disini apakah kita sudah dapat jawaban mengenai apa saja yang menjadi persyaratan kelengkapan dokumen penawaran?
Selanjutnya kembali pada bagian pembukaan dokumen penawaran, nomor 16 disebutkan bahwa Salah satu anggota Kelompok Kerja ULP bersama 1 (satu) orang saksi memaraf Dokumen Penawaran asli yang bukan miliknya paling kurang pada surat penawaran, spesifikasi teknis, rekapitulasi daftar kuantitas dan harga (apabila ada) dan formulir isian kualifikasi. Dengan kedua pernyataan diatas, menurut pemahaman penulis, sudah dapat menjawab pertanyaan mengenai persyaratan kelengkapan dokumen penawaran. Mengenai hal ini penting untuk didefinisikan sebab di nomor 17 bagian pembukaan dokumen penawaran, disebutkan bahwa Pokja ULP segera membuat Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran diantaranya paling sedikit memuat jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan tidak lengkap.
Dalam Perka LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering, disebutkan bahwa file yang dianggap sebagai penawaran adalah dokumen penawaran yang berhasil dibuka dan dapat dievaluasi yang sekurang-kurangnya memuat:
a) Satu file: harga penawaran, daftar kuantitas dan harga untuk kontrak harga satuan/gabungan, jangka waktu penawaran, dan deskripsi/spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan;
b) Dua file atau dua tahap: daftar kuantitas dan harga untuk kontrak harga satuan/gabungan, jangka waktu penawaran, dan deskripsi/spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan.
Jadi untuk kegiatan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan secara elektronik sangat jelas acuannya bagi Pokja ULP untuk menilai persyaratan kelengkapan dokumen penawaran yang disampaikan oleh peserta. Namun, penulis dan mungkin juga pembaca terlintas pertanyaan mengapa pada Perka LKPP Nomor 14/2012 terdapat dokumen kualifikasi sebagai bagian dari dokumen penawaran sedangkan pada Perka LKPP Nomor 18/2012 tidak disebutkan dokumen kualifikasi sebagai bagian dari kelengkapan dokumen penawaran. Penulis ingin mengulas hal ini sekaligus menjawab pertanyaan apakah dokumen kualifikasi merupakan bagian dari dokumen penawaran.
Dengan cepat  mungkin kita dapat menjawabnya bahwa pada Perka 18/2012 itu menggunakan frasa ‘sekurang-kurangnya memuat.’ Jadi menurut penulis, masih dimungkinkan kita mengatakan bahwa dokumen kualifikasi merupakan bagian dari dokumen penawaran. Apa betul?
Penulis berpendapat bahwa dokumen kualifikasi dan dokumen penawaran adalah dua hal yang berbeda, satu sama lain bukan merupakan bagian daripadanya. Mengapa demikian?
Jadi secara filosofisnya, dokumen kualifikasi yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa merupakan pemenuhan persyaratan sebagaimana dokumen kualifikasi yang ditetapkan oleh Pokja ULP/Pejabat Pengadaan. Sedangkan dokumen penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa merupakan pemenuhan persyaratan sebagaimana dokumen pemilihan yang juga ditetapkan oleh Pokja ULP/Pejabat Pengadaan.
Kedua, mari kita lihat kembali dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya pada penjelasan pasal 47 ayat (2), yakni penjelasan mengenai metode pemasukan dokumen penawaran yang terdiri dari satu sampul, dua sampul, dan dua tahap. Dari penjelasan ketiga metode tersebut, penulis menyimpulkan bahwa dokumen penawaran itu terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga. Tidak termasuk didalamnya adalah dokumen kualifikasi. Pada penjelasan pasal 19 ayat (1) huruf p, disebutkan bahwa Pakta Integritas disampaikan bersamaan pada saat pemasukan dokumen kualifikasi untuk sistem prakualifikasi atau bersamaan dengan dengan dokumen penawaran pada sistem pascakualifikasi. Jelas sekali dokumen kualifikasi dan dokumen penawaran adalah dua hal yang berbeda.
Ketiga, masih dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya, jika kita melihat tahapan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan dengan prakualifikasi, jelas kelihatan perbedaannya, ada tahapan pemasukan dokumen kualifikasi dan ada tahapan pemasukan dokumen penawaran. Masing-masing dilanjutkan dengan tahapan evaluasi atas dokumen tersebut. Dimana metode evaluasinya juga berbeda.
Sekiranya itu yang mendasari penulis untuk berpendapat bahwa dokumen kualifikasi dan dokumen penawaran adalah berbeda satu sama lain, dokumen kualifikasi bukan merupakan bagian dari dokumen penawaran. Lebih lagi dalam Perka LKPP Nomor 18/2012 yang mengatur tentang E-Tendering, disebutkan bahwa dalam hal penyampaian dokumen penawaran ditetapkan secara:
a) Satu file maka dokumen penawaran administrasi, teknis dan harga disampaikan dalam satu file penawaran terenkripsi.
b) Dua file maka dokumen penawaran administrasi dan teknis disampaikan dalam satu file penawaran terenkripsi, serta penawaran harga disampaikan dalam satu file penawaran terenkripsi lainnya yang disampaikan bersamaan.
c) Dua tahap, maka dokumen penawaran administrasi dan teknis disampaikan dalam satu file penawaran terenkripsi, serta penawaran harga disamapaikan dalam satu file penawaran terenkripsi lainnya sesuai waktu yang ditentukan.
Jadi penulis berkesimpulan mengenai persyaratan kelengkapan dokumen penawaran antara pemilihan penyedia barang/jasa secara manual maupun secara elektronik adalah sama, yakni sekurang-kurangnya terdiri dari:
a) Surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku penawaran, tanggal, dan tanda tangan serta mencantumkan total harga penawaran;
b) Jaminan penawaran (apabila dipersyaratkan);
c) Daftar kuantitas dan harga (apabila dipersyaratkan);
d) Dokumen persyaratan teknis.
Selanjutnya, untuk menjawab tindak lanjut dari dokumen penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa tidak lengkap, misal jika dalam kegiatan pemilihan penyedia barang/jasa, yang memasukkan dokumen penawaran 3 peserta, dimana ini merupakah syarat minimal jumlah peserta untuk dapat dilanjutkan pada tahapan evaluasi penawaran, dengan asumsi bahwa ketiga dokumen penawaran tersebut dapat dibuka (untuk E-Proc), dengan mengacu pada persyaratan kelengkapan dokumen penawaran, 2 peserta dinyatakan lengkap, sedangkan 1 peserta tidak lengkap, maka Pokja ULP harus menyatakan pelelangan/pemilihan gagal. Jika yang memasukkan dokumen penawaran 4 peserta, dan diasumsikan dapat dibuka (E-Proc), 3 peserta ditetapkan lengkap, sedangkan 1 peserta ditetapkan tidak lengkap. Untuk kondisi seperti itu, Pokja ULP melanjutkan ke tahapan evaluasi penawaran, kemudian untuk peserta yang ditetapkan dokumen penawarannya tidak lengkap, tetap dievaluasi dan tentu saja pasti akan gugur di tahapan evaluasi administrasi, teknis, atau harga.
Dalam e-Proc, bagaimana definisi dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka sehingga dianggap tidak memasukkan penawaran?
Pertanyaan diatas layak didengungkan, sebab manakah diatara 2 kondisi di bawah ini yang termasuk definisi dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka?
a) Dokumen penawaran yang tidak dapat didekripsi oleh aplikasi Apendo;
b) Dokumen penawaran yang dapat didekripsi oleh aplikasi Apendo, hasil dekripsi baik berupa file berekstensi pdf maupun lainnya tidak dapat dibuka, dengan keterangan ‘document corrupt’ atau keterangan lainnya.
Penulis tidak akan meluas pada penyebab terjadinya 2 kondisi diatas.
Mengacu pada Perka LKPP Nomor 18/2012, pada lampiran bagian pembukaan dokumen penawaran dan evaluasi, dokumen penawaran disini adalah file penawaran terenkripsi, untuk selanjutnya oleh Pokja ULP dilakukan proses dekripsi menggunakan aplikasi Apendo. Jika proses ini gagal (tidak dapat didekripsi), hal inilah yang dimaksud dengan dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka. Jadi pernyataan nomor 1 lah yang merupakan definisi dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka. Selanjutnya Pokja ULP wajib menyampaikan file penawaran tersebut kepada LPSE atau LKPP dengan mengisi formulir BA dekripsi file penawaran, kemudian LPSE atau LKPP akan memberikan keterangan file penawaran tersebut kepada Pokja ULP. Jika benar bahwa file penawaran tersebut tidak dapat dibuka, maka Pokja ULP menetapkan bahwa file penawaran tersebut tidak memenuhi syarat sebagai penawaran dan penyedia yang mengirimkan file penawaran tersebut dianggap tidak memasukkan penawaran. Pokja ULP juga harus memperhitungkan waktu yang diperlukan oleh LPSE atau LKPP dalam memberikan keterangan atas file penawaran terenkripsi yang tidak dapat dibuka terhadap jadwal evaluasi dan tahapan selanjutnya.
Untuk menjawab pertanyaan terakhir, yakni yang menjadi dasar penyedia barang/jasa dalam menyusun dokumen penawaran adalah dokumen pengadaan dan addendumnya (jika ada) serta berita acara hasil pemberian penjelasan pekerjaan.


Sumber : Pojokrehat dan Sumber Lainnya

Tidak ada komentar:

Posting Komentar