Headlines News :
Home » , » Penyelesaian Masalah Rumit Di Proyek

Penyelesaian Masalah Rumit Di Proyek


Pengadaan - galihgumelar .com - Proyek begitu kompleks. Terlalu banyak masalah yang ada di dalamnya. Menyelesaikan satu masalah mungkin adalah hal yang kecil di proyek. Setiap harinya bisa jadi dituntut untuk menyelesaikan beberapa masalah sekaligus. Ada tantangan agar beberapa masalah tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Sehingga perlu adanya modifikasi atas langkah-langkah dasar problem solving seperti yang telah disampaikan pada posting sebelumnya.

 Pada proyek yang menghadapi masalah yang rumit, sering terjadi masalah-masalah tersebut berdampak pada lebih dari satu konstrain proyek (Lingkup, biaya, mutu, waktu, dan safety). Tidak sedikit yang berdampak terhadap semuanya. Namun sering terlihat pula bahwa solusinya terletak pada salah satu atau lebih tindakan jitu yang berada tidak jauh dari masalah yang ada. Mungkin pernah didengar bahwa obat suatu masalah adalah terselesaikannya masalah yang lainnya. Berdasarkan pengalaman dan beberapa referensi, dapat diambil kesimpulan sementara bahwa solusi ternyata ada tidak jauh dari masalahnya sendiri!! Lalu bagaimana tools problem solving dapat menyelesaikan dan menemukan solusi tersebut?
 Modifikasi langkah yang diajukan berikut bisa jadi bersifat sementara untuk kemudian akan disempurnakan. Ini berdasarkan pada pengalaman saja. Tapi akan terbuka untuk dikembangkan. Adapun modifikasi langkahnya adalah sebagai berikut:
 1.          Tetapkan Tujuan. Pada langkah ini tujuan menjadi lebih dari satu berdasarkan kompleksitas masalah yang ada. Penting untuk memulai langkah problem solving dengantujuan yang mulia yang memayungi beberapa tujuan yang ada. Ibaratnya perlu niat yang baik dulu dalam memulai langkah untuk menyelesaikan masalah yang rumit.

2.          Tulis / petakan permasalahan yg ada. Memetakan masalah pada masalah yang rumit, perlu didahului oleh langkah memperoleh informasi yang lengkap. Setelah itu berdasarkan pengelompokan masalah, informasi yang didapat juga dikelompokkan. Langkah selanjutnya adalah menulis dan memetakan permasalahan yang ada. Perlu alat bantu dalam memetakan masalah yang rumit. Dapat digunakan alat Mind Mapping atau menggunakan software Mind Manager. Usahakan peta masalah dapat dibuat hanya dalam selembar kertas. Ketika telah terpetakan dengan baik, masalah akan terlihat kerumitannya. Hingga disini, orang akan merasa lelah untuk memulai menyelesaikan masalah yang ada. Untuk itu disarankan dilakukan penyederhanaan masalah denganpengelompokan masalah yang ada. Kita ketahui bahwa satu sebab bisa menimbulkan beberapa akibat, dan satu akibat bisa disebabkan oleh beberapa sebab. Atas dasar pertimbangan bahwa problem solving adalah cara penyelesaian masalah berdasarkan akar penyebab masalah, maka sebaiknya masalah-masalah tersebut dikelompokkan berdasarkan perkiraan akar penyebab masalahnya. Sehingga akhirnya kita akan mendapatkan beberapa masalah yang masing-masing masalah tersebut terlihat tidak begitu rumit untuk diselesaikan. Ini adalah titik penting memulai penyelesaian beberapa masalah sekaligus. Kompetensi mengurai masalah diperlukan pada tahap ini.

3. Cari akar permasalahan yang mungkin. Langkah ini dilakukan pada masing-masing masalah yang telah dikelompokkan atau diidentifikasikan. Gunakan tools yang sama seperti RCA 5 whys analysis (akar masalah tunggal) dan fishbone (akar masalah tidak tunggal) pada masing-masing masalah.
 4. Kembangkan hipotesis. Pengembangan hipotesis dilakukan pada masing-masing masalah.
 5.          Tetapkan analisis dan informasi yang diperlukan untuk menguji hipotesis. Langkah ini juga dilakukan pada masing-masing masalah.
 6.          Kembangkan berbagai alternatif solusi. Langkah ini dilakukan pada masing-masing masalah.
 7.          Seleksi alternatif solusi. Pada tahap ini, sebaiknya didahului oleh langkah penggabungan hasil langkah 2 hingga langkah 6. Ada kemungkinan solusi yang sama pada beberapa masalah yang ada. Solusi tersebut berpotensi menjadi solusi yang jitu. Dengan penggabungan, cikal bakal solusi jitu tersebut tidak dihilangkan pada tahap ini. Langkah seleksi alternatif solusi dilakukan dengan mensortir terlebih dahulu solusi yang dianggap tidak relevan dan dianggap secara teknis berpeluang kecil dalam penyelesaian masalah atau effort yang sangat sulit. Setelah itu akan didapat serangkaian solusi yang berpeluang menyelesaikan beberapa masalah sekaligus. Perlu dinilai juga solusi mana yang mampu menyelesaikan masalah dimana masalah yang lain akan otomatis ikut terselesaikan bagai efek domino. Solusi-solusi yang berciri seperti itu harus dipertajam dalam langkah berikutnya sehingga harus menjadi prioritas. Solusi-solusi tersebut dinamakan solusi yang berpeluang jitu.
 8.          Susun prioritas tindakan. Pada tahap ini, telah didapat beberapa solusi yang berpeluang jitu dalam menyelesaikan masalah. Solusi tersebut dapat dikombinasikan lalu dinilai. Trial-error kombinasi solusi tersebut kadang menghasilkan solusi baru yang biasanya terlewatkan saat dilakukan pada langkah pengembangan alternatif solusi (langkah no. 6) dan seringkali lebih baik dari yang ada dan berciri out of the box. Sebaiknya langkah trial error kombinasi solusi ini dilakukan dengan cara brainstorming dengan orang-orang yang terpilih dan ahli dalam masalah terkait. Trial-error kombinasi sebaiknya dilakukan berkali-kali, jika perlu tidak harus selesai dalam satu hari, karena untuk mendapatkan strategi yang benar-benar jitu diperlukan ketekunan dan suasana yang mampu memicu tercetusnya ide yang brillian. Pada beberapa referensi disebutkan bahwa ide yang brilliant sering tercetus saat pagi hari setelah bangun dari istirahat. Trial-error kombinasi ini akan selesai sampai pada titik dimana didapat bahwa beberapa solusi berpeluang jitu yang dikombinasikan merupakan strategi yang paling memuaskan dan dirasa mampu untuk menyelesaikan beberapa masalah yang ada serta diterima oleh banyak pihak.
 9.          Kembangkan rencana implementasi. Rencana implementasi yang dikembangkan harus mencakup persiapan pelaksanaan, fleksibilitas, parameter tingkat keberhasilan, plan B, Target waktu, pembagian tugas yang tepat pada anggota tim proyek serta komunikasinya berupa koordinasi-koordinasi yang diperlukan selama proses problem solving berlangsung. Langkah evaluasi pelaksanaan juga perlu ditetapkan untuk menilai dan menyempurnakan strategi.
Sumber : Manajemen Proyak Indonesia
Berdakwah Yuk Dengan Share Artikel ini :

0 komentar:

Isi Kolom Komentar Di Bawah Ya..!

Nyatakan Saran, Kesan, Pernyataan, Dan Pertanyaannya Yah..

 
Support : Creating Website | www.galihgumelar.com | www.galihgumelar.org
Proudly powered by Blogger
Copyright © 2011. Pengadaan Barang Dan Jasa - All Rights Reserved
Template Design by www.galihgumelar.com Published by www.galihgumelar.org