[Aplikasi][feat2][6]

Pengadaan barang dan jasa di Pemerintahan (Bagian III: Prosedur)

Pada tulisan di bagian I telah dibahas mengenai pengertian umum pengadaan barang/jasa juga mengenai persyaratan penyedia barang/jasa. Pada bagian II, dibahas mengenai jenis dan metode pengadaan barang/jasa termasuk tata cara evaluasi yang digunakan pada saat pengadaan baran/jasa.
Tulisan kali ini akan membahas mengenai prosedur dan tahapan yang dilaksanakan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secara umum.
Saya akan mencoba untuk membahas setiap langkah sesuai dengan aturan yang ada dan hal-hal yang harus diperhatikan, baik oleh penyedia barang/jasa maupun oleh panitia.

Contoh di bawah ini adalah untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya dengan Metode Penilaian Kualifikasi secara Pascakualifikasi, Metode Pemilihan Penyedia Barang/jasa secara Lelang Umum, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Satu Sampul dan Metode Evaluasi Penawaran Sistem Gugur.
  1. Pengumuman.
    Pengumuman pelelangan sebenarnya bertujuan untuk memberikan informasi seluas-luasnya kepada masyarakat tentang rencana pengadaan barang/jasa. Pengumuman dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja dimana pada hari pertama pengumuman dilaksanakan melalui media cetak/koran (untuk nilai di atas 1 Milyar, dipasang pada koran nasional dan propinsi, sedangkan dibawah 1 Milyar cukup pada koran propinsi, kecuali penyedia barang/jasa untuk pekerjaan tersebut kurang dari 3 perusahaan di propinsi tersebut, maka diumumkan juga di koran nasional).
    Selain melalui koran, maka pengumuman juga harus ditempel pada papan pengumuman institusi dalam jangka waktu 7 hari kerja.
    Nah, dalam pelaksanaannya, banyak yang cukup “aneh” dilakukan oleh pengguna barang/jasa di dalam menyampaikan pengumuman di media massa, utamanya koran nasional. Dimana di dalam Keppres telah jelas bahwa pengumuman tersebut harus menjelaskan secara singkat jenis pekerjaan dan perangkat yang akan diadakan, waktu pengambilan dokumen serta persyaratan peserta. Namun, banyak diantara pengumuman tersebut hanya mencantumkan nama kegiatan dan sebuah kalimat “Untuk informasi lebih jelas, silakan datang ke kantor…..” Atau “untuk informasi lebih detail, silakan melihat papan pengumuman yang ditempel pada…” Kalau seperti ini, untuk apa diumumkan di surat kabar ?
  2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Penawaran.
    Pendaftaran dan pengambilan dilaksanakan 1 (satu) hari setelah pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen.
    Untuk penyedia barang/jasa agar memperhatikan baik-baik persyaratan yang tertulis di pengumuman untuk pendaftaran ini. Karena banyak instansi yang mempersyaratkan bahwa yang mendaftar haruslah pemilik perusahaan yang namanya ada di dalam akta pendirian perusahaan atau yang memiliki wewenang untuk bertindak atas nama perusahaan dengan bukti otentik tertentu.
    Sebenarnya, persyaratan ini bertujuan agar pada saat pendaftaran langsung dilaksanakan penandatanganan Pakta Integritas (untuk informasi ini silakan lihat disinipada pertanyaan nomor 51).
    Hal lain yang harus diperhatikan sebelum mendaftar adalah persyaratan-persyaratan untuk membawa dan memperlihatkan dokumen-dokumen tertentu untuk dapat mengambil dokumen penawaran tersebut.
  3. Rapat Penjelasan (Aanwijzing).
    Aanwijzing dilaksanakan paling cepat 4 (empat) hari kerja sejak tanggal pengumuman. Hal ini agar penyedia barang/jasa memiliki cukup waktu untuk mempelajari dokumen dan mempersiapkan hal-hal yang dianggap kurang jelas agar dapat ditanyakan sewaktu rapat penjelasan.
    Aanwijzing ini tidak bersifat wajib, dan ketidakikutsertaan dalam acara ini tidak dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan peserta. Yang berhak ikut di dalam aanwizjing adalah peserta yang sudah mendaftar untuk mengikuti pelelangan.
    Hasil aanwijzing bersifat mengikat kepada seluruh peserta, baik yang ikut maupun yang tidak mengikuti dan menjadi salah satu lampiran dari Dokumen Pengadaan.
    Pada kegiatan inilah seluruh peserta dapat menyampaikan pertanyaan dan meminta informasi serta penjelasan seluas-luasnya kepada panitia, baik hal-hal yang bersifat administrasi maupun teknis. Setiap perubahan terhadap dokumen akan dicatat dan dimasukkan ke dalam Berita Acara Aanwijzing. Diharapkan pertanyaan dapat dituntaskan pada acara ini, karena setelah aanwijzing tidak diperbolehkan lagi peserta berkomunikasi dengan panitia untuk mempertanyakan aspek-aspek administrasi maupun teknis.
  4. Pemasukan Penawaran.
    Pemasukan dokumen penawaran dilaksanakan 1 hari setelah aanwijzing dan batas akhirnya minimal 2 hari setelah penjelasan. Lama waktu pemasukan disesuaikan dengan kompleksitas pelelangan. Bisa 2 hari (misal untuk ATK) dan bisa juga sampai 30 hari kerja.
    Dalam pemasukan dokumen penawaran, beberapa hal yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa, yaitu: Dokumen yang dimasukkan harus diyakini sudah dalam kondisi lengkap, jangan sampai ada tertinggal 1-pun dokumen, baik administrasi maupun teknis. Karena kekurangan 1 dokumen, apalagi yang bersifat vital, dapat menggugurkan penawaran itu. Pemasukan dokumen juga harus memperhatikan batas akhir waktu pemasukan, karena selisih 1 menit saja dari batas akhir, dapat menyebabkan penawaran ditolak.
  5. Pembukaan Dokumen Penawaran
    Pembukaan dokumen biasanya dilaksanakan pada hari terakhir pemasukan dokumen. Pada saat pembukaan inilah biasanya ketegangan pertama dialami oleh penyedia barang dan jasa, dan bahkan bisa berujung pada keributan. Hal ini disebabkan, pada pembukaan dokumen, seluruh dokumen yang sudah masuk dicek satu persatu dan diperiksa kelengkapannya. Hasil dari pembukaan dokumen adalah sebuah berita acara yang berisi “lengkap” atau “tidak lengkap” dari dokumen penawaran. Namun, walaupun pemeriksaan kelengkapan dilakukan saat pembukaan ini, tahapan ini tidak menggugurkan peserta, karena pengguguran peserta baru dilakukan saat evaluasi. Tapi, kalau pembukaan saja sudah tidak lengkap, mana bisa dinyatakan lulus administrasi :D
    Disinilah biasanya penyebab keributan yang terjadi, sesama peserta akan saling berusaha menjatuhkan dengan menuntut kekurangan dari dokumen peserta. Hal ini terjadi karena kurang jelasnya hal-hal yang harus dilampirkan dalam dokumen pelelangan yang membuka kesempatan multitafsir. Juga karena kurang tegasnya panitia lelang saat pembukaan dokumen.
    Sistem satu sampul juga membuka dokumen harga pada saat pembukaan dokumen, sehingga seluruh peserta dapat melihat harga satu sama lain.
  6. Evaluasi Dokumen Penawaran
    Inilah saat “hidup – mati” bagi peserta. Karena pada tahapan inilah penilaian dokumen administrasi, teknis maupun harga mereka dilakukan. Penentuan siapa yang memenangkan pelelangan juga akan dilihat pada tahapan ini.
    Secara umum, ada 3 evaluasi yang dapat dilakukan pada tahapan ini, yaitu evaluasi / koreksi aritmetika harga (sebenarnya untuk kontrak lumpsum dapat tidak dilaksanakan), evaluasi administrasi, dan evaluasi teknis. Evaluasi administrasi akan mengecek semua dokumen administrasi secara detail, utamanya kebenaran dan keterbaruan (up to date) dari dokumen-dokumen tersebut. Pada tahapan ini, panitia juga dapat mengecek kepada pihak yang mengeluarkan dokumen mengenai kebenaran dokumen yang telah dikeluarkan. Pada tahap ini, panitia harus benar-benar melakukan evaluasi sesuai dengan persyaratan yang telah dituliskan di dalam dokumen pengadaan dan tidak boleh menambah atau mengurangi syarat apapun. Panitia jugaperlu menghindari penilaian yang sifatnya bias atau tidak substantif. Jangan sampai hanya karena dokumen penawaran dari peserta tidak dijilid spiral atau dijilid buku maka langsung digugurkan dengan alasan administrasi.
    Pada tahapan ini panitia harus jeli, karena banyak juga akal-akalan peserta pengadaan. Misalnya dalam dokumen teknis, mereka hanya melakukan salin tempel (copy paste) antara spesifikasi yang diminta oleh panitia dengan spesifikasi yang ditawarkan. Hasilnya, pasti sesuai dengan permintaan dan lulus teknis. Namun, panitia harus membandingkan spesifikasi tersebut dengan brosur yang mereka lampirkan, sehingga tidak asal menilai lulus saja.
    Semua hasil evaluasi harus dimasukkan dalam berita acara evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh panitia.
  7. Klarifikasi dan Pembuktian Kualifikasi
    Dalam tahapan pengadaan dengan penilaian Pascakualifikasi, penilaian terhadap kualifikasi perusahaan dilakukan setelah evaluasi. Pada tahapan ini, panitia harus mengecek kebenaran dari data kualifikasi yang telah dimasukkan oleh peserta. Seperti kebenaran SIUP, Pajak, bahkan domisili perusahaan. Panitia juga dapat melakukan kunjungan ke perusahaan untuk melihat langsung apakah benar perusahaan tersebut ada atau cuma perusahaan fiktif. Juga dapat dilakukan pemanggilan kepada perusahaan untuk mengklarifikasi dokumen-dokumen yang telah dimasukkan terhadap dokumen aslinya.
  8. Usulan, penetapan dan pengumuman pemenang
    Patut dicatat bahwa kewenangan penentuan pemenang itu bukan berada pada panitia, melainkan pada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Panitia pengadaan hanya sekedar mengusulkan pemenang. PPK menetapkan berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilaksanakan oleh panitia.
    Setelah ditetapkan oleh PPK, pemenang diumumkan oleh panitia melalui papan pengumuman institusi.
  9. Sanggahan
    Peserta pengadaan berhak melakukan sanggahan apabila hasil pengadaan dianggap tidak sesuai dengan aturan yang berlaku  atau terjadi penyimpangan atau KKN selama proses pengadaan. Disini juga sering terjadi kesalahan prosedur sanggahan. Sanggahan terdiri atas 2 tahap, yaitu sanggahan pertama yang ditujukan kepada PPK dan sanggahan banding yang ditujukan kepada atasan PPK yaitu Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dengan tembusan institusi pengawasan (Inspektorat). Kadang saking tidak sabarnya, peserta langsung melakukan sanggahan dengan tembusan kemana-mana. Saya pernah melihat sendiri surat sanggahan yang ditujukan ke Presiden Republik Indonesia, Wakil Presiden, Ketua MPR, Ketua DPR, dan lain-lain, dan lain-lain yang memenuhi halaman pertama. Yakinlah bahwa surat tersebut tidak akan diindahkan karena dari segi prosedur saja sudah tidak sesuai. Sanggahan banding yang ditembuskan kepada inspektorat atau BPK/BPKP sudah pasti akan ditindaklanjuti.
Demikian tulisan ketiga dari pengadaan barang dan jasa, semoga bermanfaat. Tulisan berikutnya saya akan membahas khusus mengenai pelaksanaan pengadaan secara elektronik atau e-procurement.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar